Adjoint(e) Responsable administratif (H/F)

Vous intervenez en appui au Responsable administratif et êtes référent(e) sur le suivi et le traitement des litiges pour l’ensemble des services de notre établissement et faites l’interface avec les parties prenantes externes (bases logistiques, fournisseurs, les clients, les transporteurs, la comptabilité etc.) sur les sujets administratifs de l’activité transport.

Activité principale :

Manager opérationnellement les membres de l’équipe qui gèrent les litiges
Assurer le suivi administratif lié aux litiges,
Vous pilotez le traitement des litiges (création du dossier, traitement, suivi de la facturation et de la validation)
Assurer l’interface entre les Responsables Transport, les clients, les transporteurs et la Comptabilité sur les litiges transport, notamment en termes de préconisations et de suivi des tableaux de bords litiges.
Garantir l’organisation et le suivi de la ponctualité
Préparer et communiquer les indicateurs et tableaux de bords.
Mettre à jour quotidiennement les tableaux de bords de suivi de l’activité.
S’assurer de la fiabilité du Paramétrage des outils tels que TMS/GED/référentiel etc. ainsi que la mise à jour des comptes destinées aux divers utilisateurs

Activité annexe :

Vous serez amené(e) à :
Former les nouveaux arrivants sur les tâches administratives.
Procéderez aux saisies, ainsi qu’au suivis des préfactures.
Piloter le flux de facture, et de le remettre au bon interlocuteur.
Piloter le référentiel TMS.
Faire le relais sur l’application des processus qualités et du référentiel certification de service
Effectuer le regroupement des commandes
Superviser les comptes palettes.
Réaliser la facturation et le suivi des tractionnaires (SCA) et des affrétés de l’EIT dans le respect des procédures internes et/ou consignes reçues (anomalie de facturation et demande d’avoir.)
Réceptionner, enregistrer et traiter les pièces ;
Effectuer les rapprochements et traiter les incohérences ;
Assurer les relances auprès des transporteurs, bases etc. ;
Gérer la clôture
Enregistrer les factures de nos fournisseurs ;
Contacter les différents interlocuteurs (transporteurs, fournisseurs, acheteurs ou encore bases logistiques) afin de recueillir les informations nécessaires ;
Saisir les éléments administratifs des dossiers ;
Transmettre les dossiers et suivre les paiements ;

Liste de tâches non exhaustive

Poste éligible au télétravail 1 à 2 jours par semaine