Responsable administratif et social (H/F)

Vous exercez vos missions au sein du DITEP Saint Yves, situé à Aix en Provence, constitué d’une équipe pluriprofessionnelle d’environ 50 salariés qui accompagne au quotidien des enfants âgés de 4 à 18 ans qui manifestent des troubles du comportement. Rattaché(e) hiérarchiquement à la Direction du Secteur Médico-Social du Pôle PACA, vous managez en direct les salariés du service administratif et social du DITEP. Vous êtes membre du comité de direction de l’établissement et participez, en étroite collaboration avec les chefs de services éducatifs et la direction, à la mise en œuvre de la stratégie de développement de l’établissement. Vous travaillez également en proximité avec les fonctions supports de l’Unité Administrative du pôle et les services généraux de l’établissement.
Vos principales responsabilités sont les suivantes :
– Vous mettez tout en œuvre pour coordonner la bonne interface de l’établissement avec l’extérieur et vous collaborez au développement du service au sein de son territoire en garantissant une bonne communication du projet institutionnel : maintien d’un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des familles, des partenaires et des prestataires, suivi de la bonne gestion des outils de correspondances quotidien de l’établissement,
développement et promotion de projets de communication permettant une visibilité des actions menées par le DITEP.
– Vous êtes responsable de la bonne gestion socio-administrative globale de l’établissement concernant le suivi de tous les actes réglementaires qui encadrent la prise en charge des enfants de leur entrée à leur sortie du dispositif : suivi des demandes d’admission sur la plateforme Via Trajectoire, mise en œuvre effective et régulière des différentes étapes de la procédure d’admission pour maintenir une activité constante et conforme au financement de l’établissement ; suivi de la bonne gestion administrative des dossiers des enfants accompagnés, veille concernant la mise à jour des projets pour l’enfant, lien avec la MDPH et les familles, archivage des dossiers.
Vous êtes garant et vous rendez compte du bon suivi de l’activité de l’établissement : mise en place et suivi des outils de mesure et de reporting de
l’activité, suivi hebdomadaire des absences et des présences, suivi des tableaux de bord de l’activité en lien avec le service administratif et financier de l’Unité Administrative, mise en œuvre des réponses aux enquêtes réglementaires, suivi de la réalisation des rapports
d’activités annuels et appui à la direction dans le renouvellement du projet d’établissement et du CPOM.
– Vous participez à la rédaction et à la mise à jour de documents internes en références aux procédures et protocoles instituées permettant une bonne connaissance des modalités de fonctionnement qui cadrent la prise en charge des enfants et l’offre de service de l’établissement.
– Vous soutenez la direction et l’équipe d’encadrement dans la gestion administrative des évènements indésirables : rédaction de signalements destinés aux autorités de contrôle et suivi des procédures engagées. – Vous mettez tout en œuvre pour maintenir au quotidien un traitement administratif de qualité concernant le suivi des commandes, des achats et de la facturation des fournitures et des consommables de l’établissement.
– Vous participez aux réflexions stratégiques du comité de direction dans le cadre du passage en dispositif intégré et notamment en ce qui concerne la question des transports d’enfants Afin de mener à bien ces missions principales vous avez sous votre responsabilité directe une équipe composée de deux techniciennes administratives et d’une assistante de service sociale que vous managez.
Profil :
– Bac + 3 minimum filière sociale, administrative ou juridique
CDI à temps complet, statut cadre
A pourvoir dès le 06/01/2025