Responsable administratif / Responsable administrative et de gestion du personnel

Le groupe Nouvel Habitat, acteur immobilier majeur à Nancy, recrute au sein de sa structure d’exploitation de résidences services, Kosy Appart’Hôtels, un responsable administratif, dans le cadre du renfort de l’équipe de direction.

Kosy Appart’Hôtels est exploitant de résidences étudiantes et Appart’Hôtels depuis 25 ans, réparties sur la moitié est de la France, et compte 17 établissements répartis entre Reims et Avignon.
Les missions confiées sont transversales dans la gestion administrative, financière et sociale de la société, en lien direct avec la direction générale.

Les différentes actions du responsable administratif reposent sur les principaux marqueurs suivants :

Gestion administrative des activités de l’entreprise :
– Interface avec les directeurs opérationnels et techniques ainsi qu’avec les directions de chaque résidence,
– Secrétariat de direction (traitement de mails, appels, rédaction de courriers, traitement de litiges ou relais des différents organismes tels que centre des impôts, administrations, etc)
– Assistance administrative de la direction générale,
– Assure le traitement du courrier quotidien,
– Interface des demandes copropriétaires et facilitateur de contacts avec les différents services basés au siège de la société.
– Assistance aux missions du directeur opérationnel et directeur technique.
Centralisation et suivi des refacturations entre les structures internes au groupe ou auprès de clients.

Gestion du reporting d’activité des résidences :
– Assure la centralisation des chiffres d’affaires, données d’exploitation, et suivi mensuel en lien avec la direction opérationnelle.
– S’assure du recouvrement des facturations débiteurs par les résidences et porte assistance dans le montage et suivi des éventuels dossiers de recouvrement, en concertation avec le service juridique, et accord de la direction générale.

Gestion sociale et ressources humaines :
– Assiste le directeur opérationnel dans les demandes de contrats ou avenants,
– Assure le suivi et montage des dossiers salariés,
– Centralisation mensuelle des données de préparation des salaires,
– Suivi des garanties et des contrats de Mutuelle et Prévoyance de l’entreprise,
– Interface avec le cabinet comptable (en charge de la préparation des salaires, envoi des DSN, suivi des arrêts maladie, etc)
– Gestion des accès informatiques et bancaires en fonction des entrées/sorties de personnel,
– Suivi des interfaces dédiées au suivi médical des salariés, et éventuels dossiers OPCO

Qualités requises :
– Maitrise de l’outil informatique et du pack office
– Capacité d’analyse et de synthèse dans le traitement des données, savoir identifier les tendances et les anomalies, d’utiliser ces informations pour prendre des décisions éclairées.
– Expérience professionnelle transversale dans les différentes compétences du poste.
– Discrétion, confidentialité, Intégrité et éthique professionnelle,
– Bon relationnel, capacité à fédérer des équipes, esprit d’initiatives.

Profil recherché :
Candidat(e) bénéficiant d’expériences construites au fil des ans à différents postes et dans différents types de structures. Issu(e) d’une formation supérieure en gestion des administrations ou en hôtellerie-restauration, vous faites preuve de positivité et vous avez à cœur de contribuer à une dynamique collective.
Même si l’expérience est nécessaire à la bonne réalisation des tâches qui seront confiées, l’épanouissement personnel, l’envie, le tempérament dynamique et l’esprit de leadership sont d’autant d’atouts recherchés.

Données sociales :
Prise de poste : immédiate
Contrat : CDI 39h
Convention collective : immobilier (IDC 1527)
Statut : Cadre C1

Candidatures :
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Lettre personnalisée précisant vos motivations et vos atouts pour le poste,
CV en adéquation avec les compétences requises.