Secrétaire comptable

La mission du secrétaire comptable est de :
– Réaliser les opérations de gestion administrative et comptable (enregistrement d’écritures, suivi de trésorerie, facturation, gestion administrative du personnel, frappe de devis, …) de l’association selon les règles de comptabilité générale.
– Peut réaliser des documents de synthèse comptable. Peut concevoir des outils de suivi de l’activité de la structure.
– Réaliser la gestion et le traitement du courrier
– Réaliser des tâches administratives (classement, saisie informatique.)
– Suivis et révision des contrats fournisseurs de l’ensemble de l’association
– Assister le Trésorier dans la gestion comptable
– Assister les responsables de l’association dans leurs missions
ACTIVITE
Assurer les tâches de secrétariat courantes
– Assurer l’accueil physique et téléphonique lorsque les nécessités de service le demandent
– Enregistrer, trier et dispatcher le courrier et les messages électroniques
– Peut assurer la frappe et la mise en forme de documents en fonction des besoins de l’association (courriers, notes, rapports, comptes-rendus de réunion et d’Assemblée générale.)
– Indexer et archiver les dossiers professionnels
– Planifier et organiser les réunions fournisseurs
Assister les responsables des pôles d’activité
– Pourvoir assurer des tâches liées aux Ressources Humaines
– Planifier les rendez-vous à la médecine du travail et assurer le lien avec le cabinet d’externalisation
– Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des formations
– Participer à la rédaction du rapport d’activité relatif aux aspects budgétaires
Contribuer à l’utilisation rationnelle des services et des fournitures
– Optimiser les coûts de frais de déplacement (recherche des meilleurs tarifs)
– Optimiser les coûts des consommables (fournitures, etc.)
– Optimiser les services extérieurs
– Suivre l’état des stocks, identifier les besoins et établir les commandes
Assister le Trésorier dans la gestion comptable
– Mettre en paiement les factures/les paies et procéder aux virements
– Enregistrer et vérifier les factures et les écritures comptables sur le logiciel LOOPCEGID
– Répartir les dépenses communes entre les différents pôles d’activité de l’Association suivant la clé de répartition définie
– Rapprocher les tableaux de bord des dépenses avec les charges réalisées
– Travail avec l’expert comptable pour validation de l’exercice fiscal

COMPETENCES ET CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
– Bureautique et informatique utilisateur : maîtrise texteur et tableur, logiciels de gestion d’activité et gestion comptable
– Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire, la technique de prise de note
– Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’Association
– Connaissance de l’entreprise : connaître les directions et les services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs
– Connaissance de l’environnement de l’Association
– Organisation et planification : respecter les procédures d’organisation, planifier ses activités…

Il/Elle travaille en relation étroite avec le Trésorier de l’Association et les responsables des pôles d’activité de l’association.
Il est placé sous l’autorité de la chargée de mission des pôles d’activité de l’association.

FORMATION INITIALE EXIGEE :
Bac professionnel, Bac technologique
Bac+2 (BTS, DUT, …) en secrétariat, comptabilité/gestion, informatique de gestion, …

CONDITIONS D’EXERCICE :
CDI, 17h30/semaine
Travail en journée ou demi-journée du lundi au vendredi durant les horaires d’ouverture

LIEU D’EXCERCICE :
Valenciennes

AVANTAGES :
Complémentaire santé
Déplacements exceptionnels
Accès à la restauration collective possible
Accès à l’amicale
Parking privé