Workplace and Facilities Partner (H/F)

Le Workplace & Facilities partner est chargé de superviser les services généraux non techniques et de coordonner les opérations au sein de nos bureaux internationaux.
Ce rôle met l’accent sur l’excellence opérationnelle, l’anticipation des besoins en espace, la gestion efficace du budget et la création d’un environnement de travail de haute qualité, en adéquation avec les ambitions stratégiques de notre maison.

Gestion des services généraux (Soft Services)

-Superviser et améliorer la performance des prestataires de services pour le nettoyage, la restauration, l’accueil et autres services non techniques ;
– Développer et mettre en œuvre des stratégies pour améliorer l’offre alimentaire, les services aux employés et la satisfaction générale sur le lieu de travail ;
– Évaluer régulièrement les contrats des fournisseurs afin d’assurer qualité et rentabilité

Planification et optimisation des espaces

– Anticiper les besoins en matière d’espace de travail en planifiant et en organisant de manière proactive les espaces pour une utilisation optimale ;
– Collaborer avec des équipes transverses afin d’aligner l’aménagement des espaces avec les objectifs de l’entreprise ;
– Accompagner les changements et déménagements internes tout en garantissant une transition fluide et fonctionnelle

Collaboration transversale
– Travailler en étroite collaboration avec les équipes Engagement pour garantir le succès des événements internes et externes ;
– S’aligner avec les parties prenantes (RH, IT, Facilities) pour offrir une expérience cohérente et intégrée du workplace ;
– Agir comme point de contact central pour toutes les questions relatives au lieu de travail et escalader les problèmes liés aux services généraux si nécessaire

Coordination internationale
– Superviser et coordonner les opérations des bureaux internationaux de Polène afin d’assurer une cohérence dans la qualité des services et le respect des standards de l’entreprise ;
– Faciliter la communication et le partage des meilleures pratiques entre les équipes Workplace régionales

Vision stratégique et proactivité
– Identifier et anticiper les besoins futurs en matière de workplace en proposant et mettant en œuvre des solutions adaptées aux évolutions de l’entreprise ;
– Développer et gérer des projets d’amélioration des services, en veillant à leur alignement avec la culture et les valeurs de l’entreprise ;
– Suivre les tendances et innovations du secteur pour maintenir Polène à la pointe de l’expérience employé

Gestion des services généraux
– Support IT : agir en relais du département IT, gérer la logistique du matériel informatique, installer et dépanner les équipements, assurer la maintenance des systèmes de visioconférence et configurer la téléphonie, redémarrer les serveurs ;
– Intégration des nouveaux employés : préparer le matériel (équipement informatique, codes d’accès, véhicules de société) pour assurer une intégration efficace ;
– Politiques internes : politique de voyage, politique téléphonique ; Assurances ;
– Gestion des fournitures et équipements internes ;
– Organisation des ventes privées

Gestion du budget et de la conformité
Gestion des services de sécurité